Jak zbudowaliśmy WE podczas testowania rozwiązań no-code
Podsumowanie
Wyzwanie
- firma nie posiadała jasnego, powszechnie dostępnego źródła informacji na temat kwestii związanych z administracją lub zarządzaniem codziennymi operacjami;
- procesy i dokumentacja firmy były rozproszone na wielu platformach i narzędziach do zarządzania.
Działania
- zdecydowaliśmy się użyć narzędzi no-code/low-code do zbudowania rozwiązania;
- korzystanie z tych narzędzi pozwoliło nam szybciej zweryfikować nasze hipotezy biznesowe, tworząc działające MVP w bardzo krótkim czasie;
- ważną częścią projektu była ścisła współpraca między zespołem projektowym produktu a inżynierami no-code - takie podejście zapewniło nam sprawne wprowadzanie kluczowych zmian.
Rezultaty
- dzięki zastosowaniu no-code/low-code nasze rozwiązanie powstało błyskawicznie - już po półtora miesiąca prac kluczowi użytkownicy mogli cieszyć się pierwszymi funkcjonalnościami i korzystać z gotowych rozwiązań;
- zastosowane podejście pozwoliło nam również znacznie obniżyć koszty.
Potrzeby rosnące wraz z organizacją
Rozwój jest procesem, który ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia celów biznesowych w organizacji. Wiąże się on jednak z wieloma wyzwaniami. Wraz z rozwojem firmy, często ewoluują również jej potrzeby. Doskonałym tego dowodem jest geneza WE, narzędzia, którego używamy na co dzień w Innovatika do organizacji naszej pracy.
Do czasu opracowania WE, Innovatika nie korzystała z żadnego globalnego, komercyjnego rozwiązania do wewnętrznego zarządzania procesami administracyjnymi. Podobnie jak wiele innych organizacji, zmagaliśmy się z fragmentacją danych. Wiele kluczowych informacji dla pracowników było przechowywanych w wiadomościach e-mail, plikach, chmurach i oprogramowaniu do zarządzania pojedynczymi procesami. Wraz z rozwojem firmy i wzrostem liczby pracowników zaczęliśmy odczuwać potrzebę zmian.
Potrzeba ta stała się szczególnie widoczna podczas pandemii COVID-19. Już w pierwszych miesiącach, kiedy byliśmy zmuszeni przejść na całkowicie zdalny tryb pracy, dotychczasowe podejście do zarządzania procesami administracyjnymi okazało się dużym wyzwaniem. To właśnie wtedy podjęliśmy ostateczną decyzję o wdrożeniu rozwiązania, które ułatwiłoby nam codzienną pracę.
Przeglądając dostępne rozwiązania komercyjne, niestety nie znaleźliśmy niczego, co spełniałoby nasze bardzo specyficzne wymagania. Narzędziom dostępnym na rynku brakowało elastyczności i otwartości na zmieniające się potrzeby naszego zespołu.
No-code, nowe spojrzenie na aplikacje biznesowe
Brak oczywistej odpowiedzi na nasze wyzwanie nie sprawił jednak, że o nim zapomnieliśmy. Ponieważ rynek nie oferował nam gotowego rozwiązania, postanowiliśmy opracować je samodzielnie. Ostatnim aspektem, który doprowadził nas do tej decyzji, było testowanie narzędzi no-code/low-code. Wdrożenie własnego rozwiązania przy użyciu tradycyjnej pracy programistycznej byłoby kosztowne, a przede wszystkim czasochłonne. Biorąc pod uwagę liczbę realizowanych w tym czasie projektów, była to dla nas znacząca przeszkoda. Jednak lepsza znajomość nowinek ze świata no-code otworzyła przed nami nowe horyzonty.
Na etapie planowania projekt został podzielony na kilka kluczowych faz. Najpierw przeszliśmy do dogłębnej analizy potrzeb przyszłych użytkowników. Pracownicy na różnych stanowiskach mieli różne oczekiwania dotyczące zarządzania sprawami administracyjnymi. Bardzo ważne było dla nas zbadanie i odpowiedzenie na potrzeby wszystkich użytkowników. Postanowiliśmy więc podzielić ich na grupy. Zidentyfikowaliśmy role Administratora, Managera, Project Managera, Operatorów Back Office i Pracownika.
Kolejnym krokiem były badania empiryczne. Przeprowadziliśmy je zarówno ilościowo, jak i jakościowo. Z każdej zidentyfikowanej grupy wybraliśmy co najmniej jednego przedstawiciela, z którym przeprowadziliśmy pogłębiony wywiad. W wywiadzie mogliśmy dowiedzieć się więcej o jego specyficznych potrzebach i wcześniejszych doświadczeniach z procesami administracyjnymi. Pozostali pracownicy wzięli udział w anonimowej ankiecie na podobny temat.
Ten etap pozwolił nam zdefiniować ostateczne wymagania dla naszego rozwiązania. Dodatkową zaletą ankiety i wywiadów było to, że pozwoliły nam one również wygenerować nowe pomysły na funkcjonalności. Duża część z nich znalazła faktyczne zastosowanie w finalnej wersji aplikacji.
Multidyscyplinarność przede wszystkim
Po zdefiniowaniu wymagań mogliśmy rozpocząć prace kreatywne. Na tym etapie wyjątkowo istotna okazała się współpraca pomiędzy naszym zespołem product design a inżynierami no-code. Projektanci odpowiedzialni za UX i UI mieli okazję pracować ramię w ramię z deweloperami, co pozwoliło nam na bieżąco uwzględniać uwagi dotyczące wykonalności projektowanych rozwiązań. Takie podejście zapewniło nam oszczędność czasu i elastyczność podczas wdrożenia.
Praca nad WE została zainspirowana naszymi testami nowych narzędzi no-code. Jeszcze przed zakończeniem testów zapadła decyzja, że chcemy wykorzystać no-code właśnie w tym projekcie. Po zaledwie 1,5 miesiąca od rozpoczęcia prac nad WE, wdrożyliśmy pierwszą wersję rozwiązania do użytku przez pracowników Innovatika.
Ponieważ projekt realizowaliśmy we własnym zakresie, mieliśmy stałą możliwość testowania wdrażanych elementów „na żywym organizmie”. Zwinna współpraca między zespołami o różnych kompetencjach sprzyjała również szybkiemu znajdowaniu i wdrażaniu nowych rozwiązań.
Ostatecznie projekt WE jest doskonałym dowodem na to, jak ważna jest multidyscyplinarność zespołów tworzących rozwiązania projektowane przez Innovatikę.
Wszystko w jednym miejscu
Ostatnim etapem naszej pracy było wdrożenie i udostępnienie stworzonego systemu zarządzania naszym pracownikom. Dzięki uwadze i czasowi poświęconemu na zbadanie ich potrzeb, proces ten przebiegł naprawdę łatwo – nasi użytkownicy otrzymali rozwiązanie, na które czekali. Po prezentacji rozwiązania w całej firmie i krótkim okresie próbnym, mogliśmy z powodzeniem wdrożyć WE w Innovatika. Korzyści były widoczne już po kilku tygodniach od wdrożenia. Wiele procesów, które do tej pory nie miały stałego miejsca, zostało ostatecznie zakotwiczonych w centralnym, ogólnofirmowym narzędziu.
WE pomaga mi organizować pracę członków mojego zespołu dzięki możliwości planowania czasu i dostępu do analizy czasu, który raportują. Doceniam również fakt, że w WE zaplanowane nieobecności i urlopy są widoczne dla wszystkich, więc zawsze wiem, kiedy ktoś, osoba nawet z innego zespołu będzie niedostępna w pracy.
W tym momencie wszystko jest dostępne w jednym miejscu: miejsce na raportowanie czasu pracy, komunikację HR/PR, komunikację z różnymi działami organizacji, miejsce na raporty i analizy branżowe, a nawet dostęp do biblioteki czy benefitów pracowniczych.
Z mojej perspektywy moduł zarządzania wnioskami jest dużym usprawnieniem – mam tam wszystko: każdy wniosek pracownika o świadczenia, sprzęt i inne potrzeby. Mogę podejrzeć status wniosków i zobaczyć ich archiwum, czyli historię wniosków każdej osoby. Moduł urlopowy zmienia doświadczenie zarówno pracowników, jak i HR-owców – jest bardzo przejrzysty, można szybko zgłosić nieobecność i zobaczyć jej status, a co najważniejsze – nie musimy operować na papierowych wnioskach urlopowych. WE oszczędza mój czas i sprawia, że procesy HR są przejrzyste i dzieją się w jednym miejscu.
We in numbers
Codzienne wsparcie
WE usprawnia codzienne zadania administracyjne, ułatwiając procesy i, co najważniejsze, dając nam więcej czasu na codzienną kreatywną pracę.
Wszystko w jednym miejscu. Nie muszę już przeskakiwać z aplikacji do aplikacji. Nie tracę czasu na pisanie e-maili, ponieważ za pośrednictwem WE mogę złożyć wniosek o sprzęt, wniosek o świadczenia pracownicze oraz pobrać i wyświetlić dokumentację, której w danej chwili potrzebuję
Na koniec warto wspomnieć, że WE to rozwiązanie niezwykle bliskie pracownikom Innovatiki. To rozwiązanie, które wniosło nową jakość do zarządzania naszymi codziennymi obowiązkami. W tym momencie nie wyobrażamy sobie pracy bez WE, a już na pewno nie chcemy wracać do starych przyzwyczajeń.