Cash flow w startupach – poznaj najczęstsze pułapki, które czyhają na młode firmy przy tworzeniu rachunku przepływów pieniężnych.

Finanse w startupie

Założyciele wiedzą co jest ich produktem i wiedzą dla kogo jest on przeznaczony. Wiedzą zazwyczaj także gdzie chcą być za kilka lat. I tu pojawia się pytanie: ile na realizację tych celów potrzeba pieniędzy? Każdy kto myśli o własnej firmie mierzy się z tym pytaniem. Potocznie nazywa się to biznesplanem, ale tak naprawdę to plan strategiczny ubrany w cyfry i przedstawiony na osi czasu. Im dokładniejsze planowanie tym większe szanse powodzenia przedsięwzięcia.

Sprawozdawczość finansowa – czyli ustandaryzowane dokumenty pokazujące kondycję firmy to nie tylko dokumenty dotyczące zdarzeń przeszłych, to również pokazanie planów na przyszłość. Bilans, rachunek zysków i strat oraz rachunek przepływów pieniężnych, czyli tzw. cashflow – to zestawienia finansowe bez których nie da się prowadzić działalności. Bez prognozowania krótko i długoterminowego nie można rozwijać działalności i pozyskiwać inwestorów. 

Gotówka to ważny zasób dla każdej firmy. Bez względu na profil twojej działalności, błędy w planowaniu przepływów pieniężnych mogą skrócić czas, jaki ma twoja firma, zanim skończą się jej pieniądze. Dlatego tak ważne jest, aby założyciele startupów i liderzy finansowi zbudowali możliwie najdokładniejszą prognozę przepływów pieniężnych i uzyskali dokładny obraz tego, jak plany rozwoju wpłyną na stan gotówki.

Prognoza przepływów pieniężnych – co to jest?

Prognoza przepływów pieniężnych to prognoza tego, ile pieniędzy pozostanie po uwzględnieniu przychodów i wydatków w danym okresie. Cash flow przedstawia szacunkową wysokość przyszłych sald bankowych w oparciu o pieniądze wpływające i wypływające z twojej firmy.

Oprócz zobowiązań i należności prognoza przepływów pieniężnych obejmuje również pozycje takie jak przychody, płace i inne wydatki. Wszystkie te informacje sprawiają, że cash flow staje się kluczowym narzędziem pozwalającym zrozumieć, w jaki sposób zmiany w planach strategicznych wpłyną na bieżącą działalność.

Na najbardziej podstawowym poziomie, celem prognozy przepływów pieniężnych jest upewnienie się, że wiesz, czy masz niezbędną ilość gotówki, aby utrzymać działalność firmy. Ale świetna prognoza to coś więcej niż tylko potwierdzenie, że masz wystarczający kapitał obrotowy, aby opłacić rachunki i pracowników. Powinno to być także narzędzie do przemyślenia strategicznych wyzwań, takich jak znalezienie sposobów na przedłużenie działań operacyjnych i podjęcie decyzji, kiedy pozyskać kolejną rundę finansowania (i ile trzeba zebrać).

Typowe pułapki cash flow

Firmy rozpoczynające działalność wpadają w typowe pułapki związane z różnymi prognozami, w tym prognozami przepływów pieniężnych. Rzeczywistość jest taka, że ​​planowanie przepływów pieniężnych nie jest łatwe w żadnych okolicznościach – nawet jeśli finanse są twoją specjalizacją. Dlatego brak środków pieniężnych jest jedną z głównych przyczyn niepowodzeń startupów. Aby zachować kontrolę nad przepływem środków pieniężnych, unikaj następujących pułapek.

Pułapka nr 1: Planujesz tylko idealny scenariusz

Liderzy startupów, którzy samodzielnie prognozują przepływy pieniężne za pomocą szablonu Excel lub innego oprogramowania księgowego, często zatrzymują się na idealnych scenariuszach zobowiązań i należności. Zakładanie, że wpływy i wypływy środków pieniężnych będą przebiegać w idealnych okolicznościach, może prowadzić do problemów z budżetowaniem i planowaniem strategicznego biznesplanu.

Twoja prognoza przepływów pieniężnych musi uwzględniać więcej niuansów, niż obejmuje idealny scenariusz. A co, jeśli założysz, że płatności można rozłożyć na 12 miesięcy, ale w rzeczywistości musisz zapłacić za dwanaście miesięcy z góry? A co, jeśli jeden z twoich klientów wpadnie w kłopoty i nie będzie w stanie zapłacić faktury? Byłyby to poważne przeszkody w krótkoterminowym zarządzaniu przepływami pieniężnymi, które mogłyby pokrzyżować plany strategiczne.

Trudno jest stworzyć prognozę przepływów pieniężnych uwzględniającą wszystkie niuanse i zmienności, które mogą mieć wpływ na salda bankowe. Jednak głęboki wgląd w szeroki zakres potencjalnych scenariuszy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu startupu.

Pułapka nr 2: Twoja prognoza przepływów pieniężnych jest oddzielona od modeli finansowych

Jednym z powodów, dla których startupy doświadczają niedoborów środków finansowych, jest to, że ich prognozy i prognozy przepływów pieniężnych nie są zgodne z planami zatrudnienia, prognozami wydatków, planami dotyczącymi limitów zatrudnienia przedstawicieli handlowych i innymi modelami finansowymi pomagającymi w prowadzeniu firmy. Dzieje się tak, gdy założenia finansowe przyjęte w modelu nie pokrywają się z rzeczywistością zmian na koncie bankowym.

Możesz zbudować swój model finansowy przy założeniu, że 100% twoich klientów będzie Ci płacić co miesiąc. Ale w rzeczywistości może się to skończyć negocjowaniem różnych warunków w zależności od klienta. Co się stanie, jeśli 80% twoich klientów płaci miesięcznie, 10% płaci rocznie, a 10% płaci z góry? Jeśli dostosujesz prognozę przepływów pieniężnych bez aktualizacji modelu finansowego, możesz skończyć z martwymi punktami w swoich planach strategicznych.

Pułapka nr 3: Przekazujesz obsługę finansową do zewnętrznego podmiotu.

Najprostszym sposobem, w jaki założyciele i dyrektorzy startupów mogą sobie poradzić z prognozami przepływów pieniężnych, jest zatrudnienie kogoś, kto stworzy je w pierwszorzędny sposób. Ale to nie znaczy, że należy całkowicie wycofać się z tego procesu. Utrzymanie pełnego wglądu w prognozy i projekcje przepływów pieniężnych pomoże Ci podejmować skuteczniejsze decyzje strategiczne.

Nawet jeśli nie tworzysz samodzielnie prognozy przepływów pieniężnych, powinieneś być w stanie wprowadzić zmiany w projekcie, w jaki sposób plany strategiczne wpłyną na przepływ środków pieniężnych. Elastyczność w przeprowadzaniu analiz typu „co jeśli” ma kluczowe znaczenie.

Co by było, gdyby wszyscy twoi klienci zaczęli płacić z wyprzedzeniem? A co jeśli kilku twoich klientów spóźnia się z regulowaniem faktur? Co się stanie, jeśli nowi dostawcy będą oczekiwać płatności w terminach 60 lub 90 dni? Jeśli ktoś inny zarządza twoimi planami przepływów pieniężnych, a Ty nie w pełni rozumiesz prognozy, możesz podjąć decyzje, które naraża twój biznes na ryzyko.

Jak uniknąć pułapek z analizą cashflow?

Warto jest mieć księgowego lub specjalistę ds. finansów, który przygotuje prognozy przepływów pieniężnych. Jeśli jednak chcesz zachować kontrolę nad przepływem środków pieniężnych, musisz być częścią tego procesu.

Jest sporo różnych narzędzi służących tworzeniu prognoz przepływów pieniężnych, ale tu też są haczyki. Najczęściej są to raporty będące składową programów ERP, dają obraz bieżący na podstawie wprowadzonych faktur do systemu zgodnie z terminami płatności, a Ty potrzebujesz prognoz. W tym celu proponujemy zrobienie raportu z wykorzystaniem MS Excel.

Każda pozycja jest szczegółowo rozpisana w dedykowanym arkuszu a widok jest zbiorem poszczególnych informacji. Dokument jest aktualizowany raz w tygodniu i zaprojektowany na kolejne 6-12 miesięcy. Są w nim ujęte zdarzenia co do których mamy pewność i takie które są bardzo prawdopodobne. Są tam zaplanowane wydatki w oparciu o wydarzenia przeszłe. Ale skoro mamy podpisane umowy długoterminowe, zatrudnionych pracowników i już dziś znamy wartości naszych przyszłych przychodów i kosztów to nic nie stoi na przeszkodzie aby wpisać je do tabeli i upewnić się, że wystarczy nam środków na najbliższe kilka lub nawet kilkanaście miesięcy.